Voor een onderneming is de verkoop van goederen een belangrijke taak. Veel bedrijven bereiken de meeste omzet door de verkopen aan vaste klanten. Naast deze vaste klanten heeft elk bedrijf ook to maken met klanten die minder vaak aankopen doen. Als de klant een bestelling plaatst, start er een flink aantal handelingen. Al deze handelingen moet je als bedrijf zorgvuldig uitvoeren omdat dit de enige manier is om goed te werken. In dit hoofdstuk bespreken we de handelingen die het meest bij de verkoop voorkomen. Daarnaast kijken we naar de documenten die je hierbij gebruikt. Wanneer goederen van eigenaar wisselen, hebben we te maken met een transactie. Ook bespreken we in dit hoofdstuk op welke manier je transacties in de boekhouding verwerkt.
Een groothandel heeft heel veel te maken met het verkoopproces. Bij een verkoop.is de onderneming afhankelijk van de bereidheid van de klant om producten te kopen. Het komt regelmatig voor dat een klant een artikel bestelt dat niet op voorraad is. Wat is hiervan de oorzaak, denk je dan. Een
groothandel verkoopt vaak artikelen die niet tot het standaardassortiment behoren. Met andere woorden, de groothandel is niet alleen een tussenschakel voor een bepaald assortiment, maar kan ook totaalleverancier zijn als een klant dat vraagt. Veel afnemers van de groothandel geven de voorkeur aan een of enkele grote leveranciers boven vele kleine leveranciers. De klanten van de groothandel willen dus dat de groothandel zijn best doet om zo goed mogelijk alles te leveren wat zij vragen.
Hoe komt een verkoop tussen de groothandel en een klant tot stand? Als een bedrijf klant is bij de groothandel, zal het regelmatig een bestelling plaatsen. De groothandel werkt met leveringsvoorwaarden. Vaak staan deze op de achterzijde van bestelbonnen en andere documenten vermeld. Met de meeste klanten is regelmatig contact. Met sommige klanten is er elke dag contact, met andere klanten enkele keren per week of per maand. Tijdens deze contactmomenten wisselen bedrijf en klant informatie uit over goederen en prijzen. Bij de groothandel hebben veel artikelen een vaste verkoopprijs. Hierdoor weet de klant waar hij aan toe is. Om het klanten zo aantrekkelijk mogelijk te maken, maakt een bedrijf met hen afspraken over kortingen bij een bepaalde afnamehoeveelheid. Deze afspraken worden vastgelegd in contracten. Hierdoor kunnen per afnemer verschillen bestaan in de uiteindelijke prijs die hij betaalt.
Wanneer een klant bij jou als leverancier een order plaatst, voer jij deze in de computer in. In veel gevallen bestelt een klant elektronisch en kun jij de gegevens direct digitaal verwerken. De computer vervaardigt de documenten waarmee je de orders verzamelt. Eventuele verschillen tussen de bestelling en de daadwerkelijke levering, leg je in een computersysteem vast. Dat heeft niet alleen voor de groothandel tot doel dat het correcte aantal van de voorraad wordt afgeboekt, maar zorgt er tevens voor dat de klant de correcte (klanten)pakbon, vrachtbrief en factuur krijgt.
De stappen in een ordertraject:
1. De klant plaatst de order.
2. De afdeling Verkoop geeft de order door aan het magazijn.
3. De afdeling Verkoop geeft aan de inkoopafdeling door welke goederen ze moet inkopen.
4. De goederen die niet in voorraad zijn, koopt de afdeling Inkoop in bij een leverancier.
5. Het magazijn levert de goederen aan de klant.
6. De leverancier levert de goederen aan het magazijn af.
7. Het magazijn levert de goederen vervolgens als backorder na.
De meeste groothandels hebben een min of meer vast assortiment en bieden klanten daarnaast gelegenheid om ook goederen te bestellen die niet tot het vaste assortiment behoren. De gegevens van dit vaste assortiment staan vermeld op een bestellijst of in een catalogus. De groothandel biedt de klant bestelblokken en catalogussen aan. Daarin staan de artikelen vermeld met een omschrijving, een artikelnummer en de te bestellen verpakkingseenheid. Soms staat er meer informatie bij, zoals een inkoopprijs, een adviesverkoopprijs of uitgebreidere artikelinformatie. Deze bestellijsten en catalogussen hebben het voordeel dat de klant en de leverancier dezelfde informatie hebben, waardoor de kans op misverstanden kleiner is. De klant heeft op deze manier een overzicht van het grootste deel van het assortiment, waardoor hij minder snel vergeet bepaalde artikelen te bestellen. Bij de meeste bedrijven staan deze bestellijsten en catalogussen in de computer. De groothandel stuurt dan via internet, per cd-rom of USB-stick de wijzigingen in het assortiment en van de prijzen naar de afnemers.
Zoals reeds gezegd, maak je bij het bestellen van de goederen doorgaans gebruik van bestelbonnen en catalogussen. Je kunt bij groothandelsondernemingen op meerdere manieren orders plaatsen, zoals:
- telefonisch
- per fax
- schriftelijk
- elektronisch (EDI, internet/e-mail, E-commerce)
- per vertegenwoordiger
- mondeling (bij de balie).
Telefonisch
Bij veel groothandels zijn verkoopmedewerkers binnendienst werkzaam. Als medewerker op die afdeling bel je klanten op om bestellingen op te nemen. Vaak ben je met de klant een vaste dag en een vast tijdstip overeengekomen waarop je hem belt. Soms is het de klant zelf die contact opneemt met de groothandel om een bestelling te plaatsen.
Per fax
Nog niet zo lang geleden gebruikten bedrijven vooral faxen om hun bestellingen te plaatsen. Tegenwoordig komt dit steeds minder voor.
Schriftelijk
Ook schriftelijk bestellen komt steeds minder voor. Het versturen via de post brengt het risico van zoekraken met zich mee en kost meer tijd dan de andere vormen van bestellen. In een aantal uitzonderlijke situaties is het nog de gewoonte dat de chauffeur bij het afleveren van de bestelling gelijktijdig de nieuwe bestelling meeneemt.
Elektronisch
Langs elektronische weg bestellen is tegenwoordig de gewoonste zaak van de wereld. Vormen van elektronisch bestellen zijn EDI (Electronic Data Interchange), internet en datacom. Bij deze manier van bestellen is er een aantal extra mogelijkheden, zoals:
- De klant kan in de voorraad van de leverancier kijken of deze het betreffende artikel op voorraad heeft.
- De leverancier ontvangt via het computer scherm automatisch informatie over het voorraadniveau van de afnemer. Vaak is hierbij de afspraak dat de leverancier een besteladvies aan de klant stuurt voor de artikelen waarvan de voorraad beneden het minimumniveau is gekomen.
- De klant krijgt gelegenheid extra product informatie in te zien bij de leverancier.
- De klant kan vaak direct betalen.
Voordelen van deze manier van bestellen zijn: het gaat sneller, er worden minder fouten gemaakt en het is goedkoper. Ook biedt het de klant en de leverancier meer zekerheid. Als zij goed geautomatiseerd zijn, bespaart dit bij het elektronisch verwerken van orders veel tijd.
Per vertegenwoordiger
Met een vertegenwoordiger bedoelen we iemand van de groothandel die de klanten bezoekt. Het klantenbezoek is niet altijd bedoeld om een bestelling op te nemen. Een vertegenwoordiger kan een klant ook bezoeken om informatie te geven over nieuwe producten of om met de afnemer te onderzoeken op welke punten ze de samenwerking nog verder kunnen verbeteren.
Mondeling bij de balie
Steeds vaker maken afnemers gebruik van de mogelijkheid artikelen te bestellen en of te halen bij de verkoopbalie. De afnemer doet dit meestal omdat hij snel over een artikel wil beschikken en zelf liefst geen voorraad wil hebben.
Het opnemen van een order is geen eenvoudige taak. Een medewerker moet wat training en ervaring hebben om dit te kunnen. Tijdens het opnemen van de order controleert hij een aantal zaken, zoals:
- het reserveren van de voorraad
- de kredietwaardigheid
- de leverbaarheid
- de productinformatie.
Reserveren van de voorraad
Als een klant goederen bestelt, moet de leverancier controleren of de door de klant gewenste goederen in voorraad zijn. Als dat het geval is, moet hij deze direct reserveren voor de betreffende klant. Zijn de goederen niet in voorraad, dan moet de betreffende medewerker dit doorgeven aan de afdeling Inkoop, zodat deze afdeling de goederen kan bestellen. De klant moet weten wanneer hij de goederen geleverd krijgt. Als de klant geen tijd heeft om op de goederen te wachten, gaat de verkoop niet door.
Kredietwaardigheid
Veel vaste klanten hebben een doorlopende goederenlevering en betalingsverkeer met de groothandel. De groothandel en de klant hebben beide voordeel bij deze afspraak. Onderdeel van deze afspraak is dat de klant goederen mag afnemen zonder directe betaling, tot een bepaald bedrag. Als de klant dit bedrag overschrijdt, moet hij de openstaande rekening eerst voldoen voordat de groothandel de leveringen hervat. Een tussenoplossing in deze situatie is dat de klant bijvoorbeeld een gedeelte van de nog openstaande rekeningen betaalt of de goederen alleen meekrijgt bij contante betaling. In de praktijk betekent dit dat een klant die goederen bestelt en geleverd krijgt, de factuur van de groothandel na een week ontvangt. De groothandel wil dat veertien dagen na het verzenden van de factuur het geld op zijn rekening gestort is.
Leverbaarheid
Het komt regelmatig voor dat klanten goederen willen bestellen die niet standaard in het assortiment zitten. Het bedrijf moet dan afwegen welke gevolgen de uitvoering van zo'n opdracht heeft. Vaak brengt de levering van niet-standaardgoederen extra kosten met zich mee, terwijl de verdiensten die ertegenover staan niet hoger zijn. Aan de andere kant wil een bedrijf de klant tevreden houden. Daarom is het voor de onderneming vaak een moeilijke keuze.
Voor veel afnemers is de leverancier vaak ook een bron van informatie. Vaak begint een bestelling met vragen over een artikel. Daarom is het belangrijk dat een leverancier goed op de hoogte is van de eigenschappen en het gebruik van de goederen die hij te koop aanbiedt. Veelvoorkomende vragen van klanten betreffen:
- de houdbaarheidsdatum
- behandelvoorschriften
- de minimaal of te nemen hoeveelheid
- de prijs of eventuele kortingen
- de nieuwste ontwikkelingen in de branche.
Wanneer je als magazijnmedewerker deze informatie aan de klant geeft, dien je ervoor te zorgen dat je de juiste informatie verstrekt. Als de klant iets vraagt wat je niet weet, kun je het beste een collega raadplegen of de klant zeggen dat je helaas geen antwoord hebt op zijn vraag.
Als de klant de order heeft geplaatst, begint het werk voor het magazijn. Dat stelt eerst vast om welk type order het gaat. Betreft het een afroeporder, een standaardorder of een ander type order? De magazijnchef wordt op de hoogte gesteld van de ontvangen orders. Vervolgens maakt hij of een van zijn medewerkers een werkplanning. Een goede werk-planning moet ervoor zorgen dat het magazijn de orders op de juiste wijze en op de juiste tijd kan verzamelen en afleveren.
Naast een bestelbon, een orderbon, een pakbon, een vrachtbrief, een retourbon en een factuur zijn er ook documenten die minder voorkomen, maar die bedrijven toch veel gebruiken. Zoals de hier afgebeelde douanedocumenten die nodig zijn bij de levering van gevaarlijke stoffen.
Het komt regelmatig voor dat er tussen de groothandel en een afnemer langere termijn-afspraken zijn over een levering. Dit komt voor bij een afroeporder of een termijnorder. Dit betekent dat de groothandel een leveringsverplichting is aangegaan met de afnemer. Terwijl de afnemer nu een afnameverplichting heeft ten aanzien van de groothandel.
Voorbeeld
Een bouwonderneming heeft een nieuwbouwproject onder handen met een looptijd van tien maanden. Ergens in deze tien maanden wil het bedrijf sloten en deuren geleverd krijgen. Deze liggen opgeslagen bij de groothandel, die ze op afroep zal leveren. Acht maanden na het afsluiten van de overeenkomst informeert de groothandel bij het bouwbedrijf wanneer ze kunnen leveren. De groothandel krijgt te horen dat dat over drie weken kan.
Het voorbeeld maakt duidelijk dat een klant veel voordelen kan hebben van zo’n lange-termijnorder. Dit type order brengt echter wel wat extra werk met zich mee. Het komt soms voor dat een afnemer op een later moment van de levering of wil. Het is dan belangrijk dat er duidelijke afspraken zijn gemaakt en dat deze in een contract zijn vastgelegd, zodat beide partijen elkaar geen schade kunnen berokkenen. Elk bedrijf werkt volgens verkoopvoorwaarden. In deze voorwaarden staat onder andere wat de rechten en plichten van de klant en de groothandel zijn in een situatie waarin een van de partijen een leveringsverplichting of een afnameverplichting niet nakomt. Als magazijnmedewerker kan het jouw taak zijn te controleren of er nog voldoende voorraad is van een bepaald artikel om aan een leveringsverplichting te kunnen voldoen. Ook kan het jouw taak zijn te controleren of een klant goede
Doorgaans zal, nadat een order is afgeleverd (of door de klant is opgehaald), de groothandel een factuur opmaken en deze aan de klant sturen. Maar er zijn ook groothandels die de factuur vooruit sturen of de factuur met de goederen meesturen. Veelal zal met een druk op de knop van de computer van alle afgeleverde orders een factuur afgedrukt worden. Naast het te betalen bedrag staan op een factuur meestal de volgende gegevens: btw, artikelomschrijving, datum, klantnummer, administratiekosten, vrachtkosten, kortingen, betalingstermijn en factuurnummer.
Elke factuur brengt kosten met zich mee, zoals de kosten van het factuurpapier, afdruk, porto en het boeken van de betaling. Om toch te kunnen verdienen op een kleine order, kan een bedrijf administratiekosten in rekening brengen. Vaak staat dit in de algemene leveringsvoorwaarden vermeld. Deze kosten kunnen als orderkosten, administratiekosten of als toeslag voor kleine orders vermeld staan. Een bedrijf kan vaak met vaste klanten afspreken dat het bijvoorbeeld eenmaal per week factureert. Deze klanten krijgen dan een verzamelfactuur met hierop de bedragen van alle geleverde orders van de afgelopen week. Hiermee kunnen voor beide partijen de arbeidskosten beperkt worden.
Als een klant de factuur direct betaalt, spreken we van een contante betaling. De leverancier registreert deze verkoop in het verkoopboek. Als een klant niet direct betaalt, spreken we van een levering op rekening. Een klant van wie de groothandel nog geld tegoed heeft, omdat een factuur (nog) niet is betaald, noemen we een debiteur.
Debiteurenbeheer is een essentieel onderdeel van je bedrijfsvoering. Je wilt tenslotte betaald worden voor de producten of diensten die je hebt geleverd. De naam van de klant (debiteur) en de nog te betalen factuur (de nog openstaande rekening) worden ingevoerd of automatisch doorgeboekt naar het debiteurenboek.
Van elke debiteur worden de volgende gegevens bijgehouden:
- debiteurennummer (iedere debiteur krijgt een eigen nummer)
- naam, adres en woonplaats van de debiteur
- de datum van uitreiking van de factuur het boekingsnummer van de factuur
- omschrijving van de geleverde goederen of de verleende dienst
- het te betalen bedrag
- de betaling door de debiteur (inclusief de datum van betaling)
- het totaal aan vorderingen op de debiteur (saldo).
Als de klant de factuur betaalt, verwerkt de leverancier dit in de computer. Uit de administratie blijkt dan duidelijk dat een factuur betaald is.
Een onderneming heeft regelmatig te maken met het uitblijven van betalingen of met betalingen die later gedaan worden dan is afgesproken. Op een factuur staat een uiterste betaaldatum. Overschrijdt een klant deze datum, dan spreken we van een te late betaling. Een medewerker van de administratie controleert meestal wekelijks de nog openstaande posten. Bij een geautomatiseerde financiële administratie draait de computer een overzicht uit van alle facturen die al betaald hadden moeten zijn.
De onderneming stuurt de klant een herinnering. Daarin merkt ze op dat het de klant misschien ontgaan is, maar dat er nog een factuur openstaat waarvan de betalingsda¬turn reeds is overschreden. In de aanmaning staan de volgende gegevens vermeld:
ordernummer
Bedrag dat verschuldigd is.
debiteurennummer
Vaak wordt er een kopie van de eerdere factuur meegezonden.
Veel computers maken automatisch de aanmaning aan. In dat geval hoeft de onderneming alleen de specifieke gegevens die betrekking hebben op het ordernummer in te voeren, de rest doet de computer.
Een volgende stap na een aanmaning is meestal een dreiging met gerechtelijke stappen. Deze procedure begint al als een bedrijf een incassobureau of een deurwaarder inschakelt. De laatste stap bij het innen van een niet-betaalde factuur is het aanbrengen van de zaak bij de rechter. Deze doet dan uitspraak. De verliezende partij moet de proceskosten betalen.
Als een debiteur een rekening (factuur) betaalt die nog openstaat, doet hij dat meestal door een overmaking via bank of giro. Het bank- of giroafschrift is dan het bewijs van betaling. Maar soms komt een klant ook contant betalen. In dat geval ontvangt hij een bewijs van betaling. Bij elke betaling is het van belang het ordernummer en de datum te vermelden.
De groothandel levert vaak goederen die niet standaard in het assortiment zitten. Veel groothandels maken bij het opnemen van bestellingen gebruik van bestellijsten en catalogussen. De groothandel neemt bestellingen op vele manieren op, onder andere via de telefoon, fax, EDI, de vertegenwoordiger of de verkoopbalie. Om een bestelling van een klant te kunnen opnemen, moet je een aantal communicatieve vaardigheden bezitten en kennis hebben van het assortiment en de producten. Als een order geplaatst is, begint het werk voor het magazijn. Er zijn diverse soorten orders. Een rekening wordt in de groothandel een factuur genoemd. De klant koopt goederen op rekening of betaalt ze contant. Een debiteur is een klant die nog een rekening moet betalen aan de groothandel.