Inkoopadministratie

De inkoopadministratie is de financiële afhandeling van bestellingen. Bij de financiële administratie spreken we vaak van een crediteur in plaats van een leverancier. Afhankelijk van de grootte van de onderneming zal de inkoopadministratie door een speciale functionaris en/of afdeling gevoerd worden. Bij kleinere ondernemingen zal de inkoper tevens de administratieve afhandeling van de inkopen verzorgen. Deze inkoper heeft daarnaast de zorg voor een goed inkoopbeleid en ook de verantwoording voor de controle op de leverancier. Hij controleert dan afspraken zoals levertijd, prijzen en kortingen. Op een bepaald moment zal een bedrijf een bestelling bij de leverancier plaatsen. Naast de informatie in een computersysteem wordt vaak ook (een kopie van) de bestelopdracht in een ordner bewaard.

 Functie van de inkoop

Voor de groothandel en voor productiebedrijven neemt de inkoop een aparte plaats in. Belangrijke doelstelling van de inkoopafdeling is te zorgen voor de levering van de juiste goederen:

-              tegen de juiste prijs

-              in de juiste hoeveelheid

-              in de juiste verpakking

-              op de juiste plaats

-              op het juiste tijdstip

-              op de juiste wijze van verzending

-              met de juiste kwaliteit

-              met de juiste leverings- en betalingsvoorwaarden

-              tegen de laagst mogelijke totale kosten.

In het verlengde van deze doelstelling bewaakt de inkoopafdeling de met leveranciers overeengekomen afspraken. Ook is het een taak van deze afdeling ervoor te zorgen dat de onderneming op de hoogte is van afspraken met de leveranciers. De inkoopafdeling heeft voortdurend contact met de afdeling Verkoop, het magazijn en de financiële administratie. De inkoopafdeling koopt goederen in en bestelt goederen. In het volgende schema is te zien welke documenten ze gebruikt in het traject van bestellen tot en met de betaling.

1. De afdeling Inkoop bestelt de goederen in overleg met de afdeling Verkoop en het magazijn. Als inkoopmedewerker maak je over bijna elke levering aanvullende afspraken met de leverancier, bijvoorbeeld over het tijdstip van levering en het type pallet dat ze zullen gebruiken. Vaak spreek je tegelijkertijd af welke goederen je retour zult zenden.

2.            Het magazijn heeft enkele dagen voor de levering de bestelbon van de afdeling Inkoop ontvangen. Die stelt het magazijn ook op de hoogte van de bijzonderheden ten aanzien van de levering en de retouren.

3.            Als de goederen binnenkomen, ga jij als magazijnmedewerker ze controleren. Eerst controleer en teken je de vrachtbrief. Vervolgens maak je een ontvangstbon. Dat kan op een aantal manieren, bijvoorbeeld door op een aparte bon alle artikelen, het type, het merk en de aantallen en alle bijzonderheden op te schrijven. Ook kun je een kopie van de pakbon maken en op de kopie de eventuele verschillen vermelden. Vervolgens maak je de bestelbon (vaak staat de bestelling ook in de computer en kun je de levering vanaf het computerscherm controleren). In veel bedrijven voert de magazijnmedewerker in de computer de goederen in die zijn binnengekomen. Deze slaat hij dan op in een voorlopig computerbestand. Pas na een tweede controle (vaak steekproefsgewijs) door de inkoopafdeling worden de goederen opgenomen in de voorraadadministratie.

 4. Op de financiële afdeling komt een in-koopfactuur binnen. Als deze factuur voor de levering is ontvangen, berg je hem op in de ordner met nog te betalen facturen. De inkoopafdeling heeft de ontvangstbon, de pakbon en de bestelbon vergeleken en de bonnen opgeborgen in een ordner.

 5.           Voordat de financiële afdeling de factuur betaalt, zoekt een medewerker van die afdeling eerst alle bijbehorende bonnen en documenten erbij. Hierbij let hij extra op ordernummers, debiteurennummers en datums om er zeker van te zijn dat hij bij elke factuur de juiste bonnen en documenten bijvoegt. Als er verschillen zijn tussen de factuur en de bonnen, betaalt de financiële afdeling de factuur niet. Dat doet ze pas als er overeenstemming is tussen de groothandel en de leverancier over de geleverde goederen - de bestelde goederen - en de gegevens op de factuur.

6.            Als alles klopt, betaalt de financiële afdeling. Bij de betaling vermeldt ze het factuurnummer. Betalingen kun je tegenwoordig op vele manieren uitvoeren. De snelste manier van betaling is per computer. Via een verbinding met de bank vindt er dan een overschrijving plaats van de ene bankrekening naar de andere bankrekening.

Elke bestelling krijgt een bestelnummer (ordernummer). Vaak vermeldt de leverancier op de pakbon en ook op de inkoopfactuur ditzelfde nummer, zodat steeds duidelijk is om welke bestelling het gaat. Aan de hand van het bestelnummer kan een bedrijf de bestelling terugvinden om te controleren of het de juiste aantallen ontvangen heeft en of de leverancier zich aan de prijsafspraak heeft gehouden. Door dit bestelnummer in te voeren in de computer, is snel duidelijk bij welke leverancier de bestelling is geplaatst. Wanneer je niet beschikt over het bestelnummer, is de bestelling vaak snel te vinden bij de leveranciers. (Om dit te kunnen moet je meer weten over het assortiment en de leveranciers.)

Wanneer een bedrijf bij heel veel leveranciers goederen inkoopt, is het opbergen en zoe¬ken per leverancier niet altijd even gemakkelijk. Vaak kiest een bedrijf ervoor de bestellingen op bestelnummer op te bergen. Het komt ook voor dat een onderneming een lijst (index) met bestelnummers per leverancier bijhoudt.

De ontvangstbon hebben we reeds eerder besproken. Het magazijn krijgt enkele dagen voordat een leverancier bepaalde goederen komt leveren, informatie van de inkoopafdeling over deze levering, zodat het magazijn hiermee rekening kan houden. Soms bestaat deze informatie uit een kopie van de bestelbon van de betreffende levering, maar meestal kan de magazijnmedewerker in de computer zien welke goederen geleverd zullen worden en wanneer. De ontvangstbon is de bon die een magazijnmedewerker maakt aan de hand van de goederen die zijn binnengekomen. Bij een goederenontvangst kunnen dus drie documenten de goederen op dezelfde manier vermelden, namelijk de bestelbon, de met de goederen meegeleverde pakbon en de door de magazijnmedewerker genoteerde ontvangstbon. Deze bonnen maken het mogelijk op nauwkeurige wijze de met de leverancier gemaakte afspraken te controleren met de geleverde goederen.

Een leverancier van de groothandel kan een inkoopfactuur op drie momenten bij de groothandel bezorgen:

-                     voordat de levering van de goederen heeft plaatsgevonden (voor facturering)

-                     door gelijktijdig meesturen met de zending van de goederen

-                     nadat de levering van de goederen heeft plaatsgevonden (na facturering).

Veel bedrijven maken een zogenaamde interne factuur. De inkoopafdeling maakt dan zelf alvast een rekening op van de goederen die besteld zijn. Als de factuur van de leverancier binnenkomt, vergelijkt de inkoopafdeling deze met de interne factuur. Als het goed is, klopt de factuur van de leverancier met de factuur van de inkoopafdeling.

Voor facturering

De leverancier stuurt de rekening (factuur) voordat de goederen geleverd zijn. In deze situatie is het niet mogelijk de levering te controleren op juistheid. De factuur berg je op in de map 'Nog te ontvangen goederen'. Bij ontvangst krijgt de factuur een nummer. Dit noemen we een boekingsnummer. Aan dit nummer worden later alle (financiële) boekingen gekoppeld.

Vervolgens zoek je bij deze inkoopfactuur de bestelopdracht. Beide documenten berg je op in de ordner 'Nog te ontvangen goederen'.

De inkoopfactuur wordt meegezonden Als de leverancier de factuur met de goederen meezendt, is het mogelijk de levering te vergelijken met de andere documenten. Eerst zoek je in de regel de bestelbon erbij,

vervolgens de ontvangstbon en de pakbon. Na het vergelijken berg je de documenten op.

Hiervoor vergelijk je de factuur met:

-                     de bijbehorende bestelorder

-                     de aantallen prijzen

-                     type, maten, soorten

-                     de overeengekomen kortingen

-                     de overeengekomen leveringsvoorwaarden (bedrag franco, administratiekosten en dergelijke)

-                     de ontvangstbon

-                     de pakbon

-                     de eventuele emballagebon

-                     de eventuele creditnota.

Inkoopfactuur na goederenontvangst

Als je bedrijf de inkoopfactuur na levering van de goederen ontvangt, zijn in de regel alle benodigde documenten reeds aanwezig en kun je de factuur controleren op juistheid.

Creditnota

Wanneer goederen ten onrechte in rekening zijn gebracht, bijvoorbeeld omdat ze niet geleverd zijn of omdat de berekende prijs te hoog is, stuurt de leverancier een creditnota. Deze moet duidelijk vermelden:

-                     van wie de creditnota komt en voor wie de nota bestemd is

-                     op welke levering ze betrekking heeft

-                     op welke goederen ze betrekking heeft.

Als de goederen geleverd zijn en de rekening (de factuur) is ontvangen, heeft de groothandel een betalingsverplichting. Als je een factuur contant betaalt, boek je dit in het kasboek. Als je de factuur tegelijk met de goederen ontvangt maar niet direct betaalt, schrijf je de factuur in of noteer je deze in het inkoopboek (later zet je dit over naar het crediteurenboek).

Met het accepteren van de factuur heeft de groothandel een betalingsverplichting aan de leverancier. Een leverancier waaraan we geld verschuldigd zijn, noemen we een crediteur. De factuur berg je op in een ordner 'Crediteuren. De inkoopfactuur voer je vervolgens in het crediteurenboek in.

Als je de factuur niet contant hebt betaald, zul je dit op een later tijdstip via internetbankieren doen. Bij betaling op elektronische wijze doe je vaak meerdere betalingen in een keer.

Bij de betaling moet je rekening houden met:

-                     de betalingstermijn

-                     eventuele betalingskorting (bijvoorbeeld 2% binnen acht dagen)

-                     valutakoersen.

Behalve bestellen van goederen voor de verkoop heeft een groothandel, net als elk ander bedrijf, ook interne inkoopbehoeftes. Deze inkoopbehoeftes kunnen onder andere bestaan uit: kantoorartikelen (papier en nietjes), artikelen voor de kantine of schoonmaakartikelen. In de financiële administratie behoren deze inkopen op kostenrekeningen thuis. Dit in tegenstelling tot de goederen die bestemd zijn voor de goederenvoorraad (dit zijn handelsgoederen). Deze facturen noemen we in de regel kostenfacturen in plaats van inkoop-facturen. De administratie van de kostenfacturen doe je op exact dezelfde wijze als de inkoopfacturen (maar ze hebben een andere betekenis voor de onderneming). Facturen die vallen onder bedrijfskosten, bewaar je in aparte ordners.

Zoals uit het voorgaande blijkt, bestaat het inkoopdossier uit diverse ordners met di-verse gegevens. De volgende overzichten zijn wenselijk en op elk moment in te zien:

-                     overzicht van goederen in bestelling

-                     overzicht van geleverde goederen waarvan nog inkoopfacturen te verwachten zijn

-                     overzicht van inkoopfacturen waarvan de goederen nog niet ontvangen zijn

-                     overzicht van openstaande posten (met vervaltermijn).

Je moet regelmatig letten op het verloop van de verkopen en goederen die nog in bestelling zijn. Als er bijvoorbeeld een onverwachte stijging van de verkopen is, kunnen de in bestelling zijnde goederen niet meer toereikend zijn. Een onverwachte daling in de verkopen kan een ongewenste toename van de goederenvoorraad tot gevolg hebben. Een onverwachte toename van de voorraden kan de liquiditeit van de onderneming verslechteren. (Met liquiditeit bedoelen we het geld dat de onderneming beschikbaar heeft om de kortlopende verplichtingen na te komen.) Voorbeelden van liquide middelen zijn kas en bank.

Je hebt kunnen lezen dat er bij alle leveringen documenten horen en dat een bedrijf alle transacties administreert (opschrijft). Deze documenten kunnen onder andere bonnen, nota's, contracten, facturen of bankafschriften zijn. Nadat je deze stukken in de boekhouding hebt verwerkt, kun je ze nog niet weggooien. Je zult ze langer moeten bewaren. Dat is nodig omdat je bij fouten in de boekhouding bijvoorbeeld het een en ander moet kunnen nazoeken. Ook de wetgeving stelt aan een onderneming eisen voor de bewaartermijn van boekingsdocumenten.

Er zijn twee regelingen bij het bewaren van archiefstukken:

1.            De wettelijke regelingen: deze gelden voor financiële stukken zoals kas, en bankafschriften en inkoop- en verkoopfacturen. Deze dienen - in het geval van ondernemers - bewaard te blijven tot zeven jaar na afsluiting van het boekjaar. (Zie voor meer informatie het Burgerlijk Wetboek.)

2.            Bedrijfsregels voor de bewaartermijn van documenten. Deze bewaartermijn is nooit korter dan de door de wet gestelde bewaartermijn.

Wijze van archiveren

Documenten bewaar je in mappen, ordners, archiefdozen of op een geautomatiseerde wijze. Een onderneming kiest de voor haar meest geschikte manier van archiveren. Er zijn situaties waarin je oude documenten toch vaak moet raadplegen. Dit vereist een manier van archiveren die het snel terugvinden van de gewenste documenten mogelijk maakt.

Archiveringstips:

Berg documenten altijd systematisch op. Kies een opbergsysteem waar de documenten goed in passen (niet te groot en niet te klein).

-                     Vermeld aan de buitenzijde van de map- pen of dozen duidelijk wat erin zit. Denk hierbij aan de naam van de stukken en de periode waarop de inhoud betrekking heeft. Orden zo veel mogelijk op nummer, datum en alfabetisch.

-                     Voorbeelden van archiveren:

-                     Bankafschriften bewaar je, nadat ze boekhoudkundig verwerkt zijn, in een map, op volgorde van datum.

-                     Kasuitgaven en kasinkomsten schrijf je in op zogenaamde kasstukken. Elk kasstuk krijgt een nummer. De kasstukken bewaar je op nummervolgorde in een ordner.

-                     Manco-/retour-/afschrijfdocumenten krijgen een nummer. Je bergt ze op nummer in een ordner op.

-                     inkoopfacturen krijgen eerst de letters IF (inkoopfactuur) en een eigen nummer voordat je ze opbergt. Meestal maak je een kopie van de factuur. Een exemplaar berg je dan op bij de inkoopfacturen, een exemplaar berg je op in de ordner van de crediteuren.

-                     Verkoopfacturen hebben al een eigen nummer. De originele factuur gaat naar de afnemer. Vaak zijn er twee kopieën, een gaat naar de ordner 'Verkopen' en een gaat naar de ordner 'Debiteuren.

Als de goederen besteld zijn, volgt er in de regel vrij snel een rekening, ook wel inkoop-factuur genoemd. Nadat de goederen geleverd zijn, kun je onderzoeken of de

leveringen en de factuur in overeenstemming zijn met de gemaakte afspraken. Om het systeem overzichtelijk en controleerbaar te houden, krijgen de meeste documenten een uniek nummer toegewezen: een nummer dat alleen bij die betreffende levering hoort. Voor alle bijbehorende documenten leg je speciale ordners aan zodat je ze overzichtelijk kunt opbergen. Sommige bedrijven hebben dit traject volledig geautomatiseerd door alle documenten in te scannen. Als alles klopt, ga je tot betaling over.

Documenten moeten vaak tot zeven jaar of langer bewaard blijven. Let op: hier ook de bewaartermijn goed vermelden!