Elke vorm van transport kent zijn eigen documenten. In deze paragraaf zullen we aandacht besteden aan de documenten van verschillende vormen van transport: over de weg, per spoor, door de lucht en over water. Daarnaast maak je ook kennis met de documenten die horen bij expeditie.
Wegvervoer
In het binnenlands (uitbesteed) goederenvervoer over de weg wordt het vervoersdocument de vrachtbrief genoemd. Om hem te onderscheiden van de internationale vrachtbrief worden er de letters AVC voor gezet. Andere namen voor de AVC-vrachtbrief zijn beurtvaartadres en vervoeradres.
Je mag alleen een goedgekeurd model vrachtbrief gebruiken. De uitgave van deze vrachtbrieven ligt bij de Stichting Vervoer-adres.
De vrachtbrief heeft drie functies:
- Het is een bewijs van de vervoersovereenkomst.
- Hij fungeert als ontvangstbewijs.
- Hij geeft de mogelijkheid om op een efficiƫnte, duidelijke en volledige manier een aantal zaken te regelen.
Voor rembourszendingen geeft de Stichting Vervoeradres speciale vrachtbrieven uit. Op deze blauwkleurige vervoersdocumenten kan de afzender het bedrag invullen dat de vervoerder bij de afzender als remboursement moet innen.
Ten slotte is er de vrachtbrief met een rode gearceerde baan erover. Die vrachtbrief heet polisadres. Naast de drie eerdergenoemde functies heeft deze vrachtbrief ook de functie van verzekeringspolis. Hiermee zijn de goederen via de vervoerder verzekerd.
Voor grensoverschrijdend wegvervoer geeft de Stichting Vervoeradres CMR-vrachtbrieven uit. Deze vrachtbrief bestaat uit vier delen die elk een aparte kleur hebben. Het rode deel is voor de afzender, het blauwe deel is voor de geadresseerde, het groene en zwarte deel zijn voor de vervoerder.
Deze vierdelige vrachtbrief is drietalig:
- Nederlands
- Duits
- Frans.
Omdat er vanuit de vervoerders vraag naar kwam, heeft de Stichting Vervoeradres ook een gecombineerde AVC/CMR-vrachtbrief uitgegeven.
Spoorwegvervoer
Net als bij het wegvervoer kennen we binnenlands en internationaal spoorvervoer. Het document voor het nationale spoorvervoer is de wagenladingenvrachtbrief, maar die wordt in de praktijk nauwelijks meer gebruikt. De verlader kan via een speciaal formulier per fax de gegevens verstrekken aan de vervoerder per spoor. Aan de hand van dat formulier maakt de vervoerder dan de vrachtbrief op voor de verlader. Dit informatieformulier kan zowel voor binnenlands als voor internationaal spoorvervoer gebruikt worden.
Ook kunnen gegevens via EDI worden aangeleverd. Bij EDI zullen de bedoelde gegevens moeten worden aangeleverd via een computer met behulp van een speciaal daarvoor ontwikkeld programma.
Het vervoersdocument voor het internationale spoorvervoer is de internationale spoorwegvrachtbrief, ook wel CIM-vrachtbrief genoemd. Dit document wordt echter steeds minder toegepast door verladers. Ook zij maken in toenemende mate gebruik van EDI, of faxen de benodigde gegevens aan de vervoerder per spoor met behulp van het speciale informatieformulier dat op de volgende bladzijde staat.
Luchtvervoer
Vervoer van goederen door de lucht moet gedekt zijn door een Air Waybill (luchtvrachtbrief). Dit document is geldig voor het vervoer van luchthaven tot Iuchthaven. Soms is ook het grondvervoer gedekt. Is dat niet het geval, dan moet er een tweede (of derde) vervoersdocument aanwezig zijn. De Iucht-vrachtbrief is niet verhandelbaar.
De functies van de luchtvrachtbrief zijn:
- een bewijs van vervoersovereenkomst
- de vrachtnota
- het aanleverbewijs
- het kan het verzekeringsbewijs zijn
- er kunnen aanwijzingen op staan voor de behandeling van de goederen.
Vervoer over water
Deze vorm van vervoer kent twee takken: de zeevaart en de binnenvaart. Bij vervoer van goederen over zee worden met name de volgende twee soorten vervoersdocumenten gebruikt:
- cognossementen (Bill of Lading). Er zijn drie vormen: op naam, aan order en aan toonder.
- zeevrachtbrief (Seawaybill).
Een cognossement heeft drie functies:
- ontvangstbewijs
- vervoersovereenkomst
- waardepapier.
Deze laatste functie onderscheidt het cognossement van andere vervoersdocumenten en heeft twee voordelen:
- Het waardepapier kan verkocht worden.
- Het kan gebruikt worden bij internationale betalingen. Tegen overhandiging van het cognossement kan een bank geld uitbetalen. De koper van de goederen kan deze van de bank krijgen als hij op zijn beurt weer aan de bank betaalt.
De zeevrachtbrief, die ook wel de naam shipping note kan dragen, is in tegenstelling tot het cognossement niet verhandelbaar. Hij vertegenwoordigt de goederen niet.
Evenmin verhandelbaar zijn Express bill of la-ding en Data freight receipt, die beide een EDI-alternatief zijn voor het cognossement.
Transportdocumenten
Wegvervoer:
- AVC-vrachtbrief
- CMR-vrachtbrief
Spoorvervoer:
- Wagenladingenvrachtbrief
- CIM-vrachtbrief
Luchtvervoer:
- Luchtvaartbrief (Air Waybill)
Vervoer over water:
zeevaart:
- cognossement (Bill of lading)
- zeevrachtbrief.
binnenvaart:
- cognossement
- vrachtbrief.
Expeditiedocumenten:
- FIATA-FCR
- FIATA-FCT
- FIATA-FBL
- FIATA-FWR
- FIATA-SDT.