Ritplanning

Niet alle vervoer vindt plaats met behulp van hetzelfde transportmiddel. De keuze is onder andere afhankelijk van de aard van de goederen, de afstand naar en de bereikbaarheid van het afleveradres en de manier waarop de klant de goederen wil ontvangen. Ook milieueisen gaan steeds meer een rol spelen. Bij het goederenvervoer is wegtransport de meest voorkomende vorm van vervoer. Bij dit wegtransport kun je nog een onderscheid maken tussen vervoer per vrachtauto en vervoer per bestelauto. Deze Iaatste vorm van transport neemt toe door IT-leveringen en e- commerce.

Daarnaast vindt er vervoer plaats door de Iucht (Iuchttransport), per spoor (railtranssport), over het water en via pijpleidingen.

Het transport over water kent grofweg twee subcategorieën: de binnenvaart en het zee- transport. Zowel schepen in de binnenvaart als schepen voor zeetransport kunnen gebruikt worden voor bulkgoederen of voor containers.

Hoewel transportplanning op alle vormen van vervoer van toepassing is, wordt in dit hoofdstuk vooral ingegaan op vervoer over de weg.

Ritplanning

Kenners hebben voor ritplanning een ruime definitie geformuleerd “Ritplanning', zeggen zij, 'omvat alle activiteiten die tot doel hebben transportmiddelen bij het ophalen of distribueren van goederen zo optimaal mogelijk in te zetten:

Bij de distributie van goederen is ritplanning gewoonlijk dagelijks terugkerend werk. Maar wie wat nauwkeuriger kijkt, zal al snel ontdekken dat het daar niet bij blijft. In kleine bedrijven met een auto kan de ritplanning op eenvoudige wijze worden uitgevoerd. Aan een plank aan de wand zitten bijvoorbeeld vijf of zes spijkers. Voor iedere dag een. Alle bestellingen, alle orders, worden in de loop van de week op de spijkers geprikt. Die vijf of zes spijkers geven ieder een rayon (gebied) aan dat op een vaste dag in de week aangedaan wordt.

Voordat hij op pad gaat, neemt de chauffeur de bonnen van de pin en zoekt uit wat volgens hem de beste route is. Dat is ritplanning in haar eenvoudigste vorm. Het kan jaren goed gaan. Ook als er twee of soms wel drie auto's voor de zaak gaan rijden. Maar op een bepaald moment zal de ondernemer ontdekken dat deze planning niet langer voldoet. Er is een zekere ondoelmatigheid in de organisatie geslopen en dat probleem kan ogenschijnlijk alleen worden opgelost door nog een auto aan te schaffen. Dat is het moment om eens goed naar de aanpak van de distributie te kijken. Daar kan bijvoorbeeld uitkomen dat je de planning beter via een ritplanner kunt laten verlopen.

Ritplanning is altijd gebaseerd op de goederen die vervoerd moeten worden en de hiervoor benodigde capaciteit. Met andere woorden: er moeten chauffeurs en auto's zijn om de geplande ritten uit te kunnen voeren.

Opstellen van een werkverdeling

In wezen is ritplanning niets anders dan het opstellen van een werkverdeling. De ritplan¬ner is als het ware de werkvoorbereider voor chauffeurs en transportmiddelen. Alle goe¬deren die op de plandag vervoerd moeten worden, verdeelt hij zo efficient mogelijk over de beschikbare auto's. De planner moet rekening houden met:

-                     rijtijdenwetgeving

-                     afmetingen en gewichten van de goederen

-                     laadvermogen van het wagenpark

-                     inzetbaarheid van personeel en wagen-park

-                     wensen van de afnemers.

Doelstellingen bij ritplanning

Met het opstellen van een systematisch ritplan wil een bedrijf verschillende doelen bereiken.

Een bedrijf wil de kosten voor het vervoer zo laag mogelijk houden, het milieu niet te veel belasten en tegelijkertijd wil het bedrijf een goede service verlenen aan zijn klanten. Deze doelen zijn tegenstrijdig.

Afleverfrequentie en servicegraad

Hoe vaak een klant zijn goederen krijgt aangeleverd, hangt of van de kosten die dit met zich meebrengt, maar ook van de vraag: 'Hoeveel maal per periode moet ik in een bepaald gebied komen om mijn producten daar nog te kunnen verkopen?'

Voorbeeld

Een bedrijf is gevestigd in Maastricht en heeft afnemers in de provincie Groningen. Als de goederen eenmaal in de twee weken zouden worden bezorgd, zou de totale verkoop in Groningen en omgeving wegvallen. Eenmaal per week wordt door de afnemers geaccepteerd. De goederen worden door dit bedrijf met een eigen vrachtauto afgeleverd. De vrachtauto zal dan ook ten minste eenmaal per week naar Groningen en omgeving moeten rijden, ook als er sprake is van een slechte beladingsgraad. Onder beladingsgraad wordt verstaan hoeveel kilometer beladen wordt gereden. De beladingsgraad wordt meestal in een percentage weergegeven. Als de hoeveelheden zo groot zijn dat per week meer ritten moeten worden uitgevoerd (in verband met het laadvermogen van de auto), wordt voldaan aan de eis: minimaal eenmaal per week. Het is duidelijk dat de kosten van het vervoer bij een frequentie van eenmaal per week hoger zijn dan bij een frequentie van eenmaal per twee weken.

Het terugbrengen van de frequentie heeft dus ook een vermindering van de service aan de afnemers tot gevolg. Wanneer de afnemer minder frequent goederen krijgt aangeleverd, betekent dit dat de klant grotere voorraden moet aanhouden. Dit kost de klant opslagruimte en dus geld. Het is dus zaak een verantwoorde frequentie te kiezen, zowel gezien de kosten als.de service aan de afnemers. Door het vervoer uit te besteden aan een beroepsvervoerder kan een handels- of productiebedrijf toch een hogere leverfrequentie blijven bieden. De beroepsvervoerder kan zendingen van verschillende laders

 Kostenbeperking

Een bedrijf kan de kosten voor het vervoer laag houden door een optimale benutting van materieel en personeel. Dit kan onder andere bereikt worden door:

-                     het samenvoegen van diverse zendingen zodat er minder ritten hoeven worden gereden (groepage)

-                     het zoeken naar de minimale kosten op basis van een minimale tijdsduur

-                     Hiervoor moet de ritplanner de tijden kennen waaruit de totale ritplanning is opgebouwd. Hier gaan we wat nader op in.

-                     het zoeken naar de minimale kosten door het aantal kilometers te beperken en energiebewust en zuinig te plannen

Tijden waaruit de totale rit is opgebouwd

De totale ritduur bestaat uit:

-                     laadtijd

-                     rijtijd

-                     los- en wachttijd bij besteladressen (eventueel laden retouremballage)

-                     pauzes (wettelijk).

 Laadtijd

Het is natuurlijk belangrijk de laadtijd tot een minimum te beperken. Dit kan door het inschakelen van een laadploeg, door het gebruik van technische hulpmiddelen en door

het verladen van de zendingen op transporteenheden als pallets of rolcontainers. Ook de organisatie binnen de expeditie moet vlekkeloos verlopen om vertraging bij het laden te voorkomen.

Het laden kan ook buiten de ritduur gehouden worden door:

-                     het laden te laten gebeuren buiten de werktijden van de chauffeurs ('s avonds)

-                     het inschakelen van een wisselsysteem (bijvoorbeeld met behulp van wissellaadbakken).

Rijtijd

De rijtijd is afhankelijk van de gemiddelde rijsnelheid, maar ook van de aard van het traject (bijvoorbeeld: of het traject filegevoelig is).

De gemiddelde rijsnelheid is volledig afhankelijk van het rittenpatroon. Het is duidelijk dat de gemiddelde rijsnelheid lager is als bijvoorbeeld in een straat bij vier adressen moet worden gestopt, dan wanneer slechts bij een adres goederen moeten worden afgeleverd

Vindt het bestelwerk plaats in rayons die ver van het bedrijf liggen, dan kunnen de rijtijden voor de aan- en afrij-afstanden (naar en van het bestelrayon) het best afzonderlijk vastgesteld worden. Hiervoor kan gebruikgemaakt worden van diverse afstandstabellen waaruit een afstanden-/tijdentabel voor het bedrijf wordt samengesteld.

Er zijn ook systemen waarmee met behulp van een pc afstand- en tijdgegevens berekend kunnen worden.

Ook met behulp van een analyse van de ritten kunnen deze gegevens worden bijgewerkt.

Bereikbaarheid en oponthoud bij de afnemer

Vooral de plaatselijke omstandigheden en de bereikbaarheid van de afnemer blijken grote invloed op de vervoerplanning te hebben. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat er bepaalde toevoerwegen zijn afgesloten voor verkeer. 

Het totale oponthoud bij de afnemer bestaat uit wachttijden, te weten:

-                     een constante tijd voor uitstappen, melden, administratieve handelingen en dergelijke, bijvoorbeeld twee minuten als niet afgerekend moet worden en drie minuten als wel afgerekend wordt

-                     wachttijden voordat daadwerkelijk met laden/lossen kan worden begonnen

-                     de werkelijke Iostijd van de goederen, die kan worden uitgedrukt in bijvoorbeeld minuten per honderd kilogram of eenheid van lading (pallet/collo)

-                     laadtijd retourlading (bijvoorbeeld lege emballage).

De laad-, los- en wachttijden kunnen in een normtijdenbestand bijgehouden worden. Deze normen kunnen vaak worden vastgesteld door een analyse te maken van de tachograafschijven of gebruik te maken van gegevens die een boordcomputer kan registreren. Het oponthoud kan op twee manieren worden beperkt:

-                     zo mogelijk de zending aanmelden bij de afnemer, het lossen kan dan al worden gepland

-                     zorg dragen voor correcte pakbonnen en vrachtdocumenten.

Het is aan te raden de gegevens over de bereikbaarheid van afnemers en leveranciers vast te leggen wanneer deze afwijken van de gestelde normen.

Energiebewust en zuinig plannen

Een andere manier om kosten te besparen is energiebewust en zuinig te plannen. Wanneer in de planning rekening gehouden wordt met deze zaken, moet gelet worden

-                     het aantal kilometers

-                     de snelheid/tijd

-                     de lading

-                     het voertuig.

Aantal kilometers

Wanneer het aantal kilometers zo laag mogelijk gehouden wordt, zal het brandstofverbruik laag zijn. Efficiënt plannen is dus milieubewust plannen.

Snelheid/tijd

Wanneer de planner de ritten te krap plant, zal de chauffeur moeten 'jagen' om op schema te blijven. Het gevolg hiervan is dat het brandstofverbruik toeneemt.

Uit verschillende onderzoeken over korte, maar ook over lange afstanden is gebleken dat de chauffeur die rustig volgens de regels rijdt slechts weinig op de totale reistijd verliest. Het testteam van de EVO-TLN is nagegaan wat de effecten zijn voor het brandstofverbruik en de gemiddelde snelheid (dus ook tijdwinst) wanneer met 90 kilometer per uur wordt gereden in plaats van met de wettelijk toegestane 80 kilometer per uur.

Bij het rijden van 100.000 kilometer kan deze brandstofbesparing oplopen tot 5000 liter. Als de dieselprijs € 0,90 per liter is betekent dit op jaarbasis een besparing van € 4.500,00. En dan spreken we nog niet eens over de lagere onderhoudskosten.

Hieruit blijkt dat de planner zich zal moeten afvragen of de tijdwinst van een krappe plan¬ning opweegt tegen de hoge brandstofkosten en uitstoot van schadelijke uitlaatgassen.

De ladingen

Tot slot zal in de planning rekening moeten worden gehouden met zware ladingen. Extra gewicht betekent extra brandstofkosten. Indien mogelijk moet de zware lading als eerste worden afgeleverd, om brandstof te besparen.

Het voertuig

Wanneer de mogelijkheid bestaat, moet de planner rekening houden met de beladingsgraad van de auto. Het kan zijn dat bij een rit waarbij veel kilometers moeten worden gereden, de beladingsgraad van de auto niet optimaal is. In zo'n geval is het aan te raden een kleiner voertuig in te zetten.

Taken van een ritplanner

De ritplanner is verantwoordelijk voor een reeks taken die per bedrijf kan verschillen. De primaire taak van een ritplanner is met behulp van aanwezig materieel en mankracht een effectieve ritplanning opstellen.

Het opstellen van een effectieve ritplanning wordt bereikt door met een juiste inzet van materieel en mankracht een rit samen te stellen met zo kort mogelijke afstanden en zo laag mogelijke kosten en die zo weinig mogelijk tijd in beslag neemt. Dit betekent dus onder andere besparing van brandstofkosten.

Om een goede ritplanning op te stellen, moet je rekening houden met:

-                     externe factoren

-                     interne factoren

-                     capaciteit van materieel en mankracht

-                     situaties in het wegenverkeersnet.

Externe factoren

Belangrijke externe factoren zijn:

-                     openingstijden (tijdvensters)

-                     laad- en losmogelijkheden bij de afnemer

-                     lostijden

-                     de verkeerssituatie.

De ritplanner zal moeten nagaan of de vrachtauto wel op de geplande tijd bij de afnemer terechtkan en vervolgens of de chauffeur met zijn type vrachtauto wel bij de afnemer kan lossen. Een lange oplegger naar een binnenstad of woonwijk sturen vraagt om grote problemen omdat de chauffeur er met zijn auto niet uit de voeten kan.

Afhankelijk van het type distributie geldt een bepaalde lostijd die standaard kan worden aangehouden. In sommige gevallen moet er extra tijd gerekend worden, bijvoorbeeld als er een order wordt afgeleverd in een winkelcentrum en de chauffeur een stuk moet lopen. Het afleveren met betaling van kosten of zelfs de hele order onder rembours levert extra afleveringstijd op.

Ook de verkeerssituatie is van belang omdat steeds meer plaatsen beperkte openingstijden hebben voor verkeer, denk bijvoorbeeld aan promenades.

Interne factoren

Interne factoren waarmee rekening gehouden moet worden zijn:

-                     ordergewicht en/of volume

-                     aanwezigheid materieel en mankracht.

Ordergewicht en/of volume

Het gewicht en/of de omvang van de verschillende orders is van belang omdat deze de capaciteit van de vrachtauto kunnen overschrijden als zij te groot zijn.

De ritplanner zal rekening houden met de beschikbare vrachtauto's en hun eventuele hulpmiddelen als laadklep, steekkar en pallettruck en hij zal de ritten over dit materieel verdelen. Zo plant hij ook de chauffeurs in, waarbij hij rekening houdt met de ervaring van chauffeurs in de verschillende bezorggebieden. Het kan ook zo zijn dat capaciteit bij derden wordt ingehuurd.

Capaciteit van materieel en mankracht Bij het plannen zal de ritplanner rekening

houden met de capaciteiten van materieel en mankracht. In het geval van de vrachtauto's zijn dit vaak het laadvermogen en de afmetingen van het voertuig. Maar ook een laadklep heeft een maximaal toegestaan hefgewicht.

De chauffeur kan op een dag een bepaald aantal afleveringen, zogenaamde drops, doen. Het aantal drops wordt op basis van ervaring bepaald en verschilt per soort distributie. Een chauffeur die kasten moet afleveren en monteren heeft meer tijd nodig dan een chauffeur die alleen een doos moet afgeven.

Situaties in het wegenverkeersnet

Nederland heeft een zeer fijnmazig wegenverkeersnetwerk dat regelmatig verstopt raakt. Een ritplanner kan hiermee in zijn planning rekening houden door zulke verstoppingen te ontwijken of de piektijden van files te mijden.

Rekening houden met het Rijtijdenbesluit Chauffeurs moeten zich houden aan het Rijtijdenbesluit. Dit betekent dat planners moeten zorgen dat chauffeurs daar ook toe in staat zijn. De ritplanner zal zich op de hoogte moeten stellen van de actuele regels van dit besluit en zal de door hem te plannen rijtijden en pauzes daar ook op moeten aanpassen.

Rekening houden met de snelheidslimieten

In Nederland gelden verschillende snelheidslimieten die door de chauffeur niet overschreden mogen worden. De planning mag dan ook niet zodanig zijn dat de chauffeur gedwongen wordt om de snelheidslimiet te overschrijden.

(Bron: EVO Landendocumentatie Duitsland.)

lnplannen van retourvrachten

Bij sommige distributievormen is het voor de onderneming mogelijk om ook retourvrachten op te pikken zodat de vrachtauto niet leeg naar huis terug hoeft te rijden.

Deze retourvracht maakt het er voor de planner niet eenvoudiger op omdat hij ervoor moet zorgen dat de vrachtauto, afhankelijk van de omvang van de retourvracht, groot genoeg is.

Motiveren van de chauffeurs

De ritplanner kan van achter zijn bureau een mooie planning opstellen. Of deze planning gehaald wordt, is afhankelijk van degene die daarmee moet werken: de chauffeur. Een taak van de ritplanner is dan ook om zijn chauffeurs te motiveren en effectief gebruik te maken van de planning. Een ritplanner moet een terugkoppeling krijgen van de chauffeurs: is de planning haalbaar en waar zijn verbeteringen mogelijk? Een goede communicatie is belangrijk, bijvoorbeeld het doorgeven aan de klant dat de chauffeur in een file staat. En doordat de ritplanner begrip toont voor de chauffeur, wordt deze laatste gemotiveerd.

De analyse van de rit moet gegevens leveren ten aanzien van:

-                     brandstofverbruik

-                     rijtijden

-                     laad-/lostijden

-                     rusttijden.

Aanvullende taken

In enkele bedrijven zijn er nog aanvullende taken voor de ritplanner.

Uitbesteden

Wanneer de omvang van de te bezorgen orders groter is dan het beschikbare materieel en als de orders bijvoorbeeld niet een dag later uitgeleverd mogen worden, ontstaat er een probleem voor de planner. Inhuren van extra materieel of overgaan tot het uitbesteden van de aflevering van orders is dan een mogelijkheid. We zien vaak dat vervoerders samenwerken en zo capaciteit kunnen uitwisselen.

Aanvragen ontheffingen Rijtijdenbesluit Alle chauffeurs vallen onder het Rijtijdenbesluit dat voornamelijk de duur van de werkdag bepaalt. In sommige gevallen kan het voor de planning beter uitkomen dat er uitzonderingen op de regels gemaakt worden. Een onderneming in de Randstad die orders in Limburg bezorgd wil hebben, zal gebaat zijn bij een lange werkdag van de chauffeur omdat er anders door de lange aan- en afrij-tijden maar weinig bezorgtijd overblijft.

Aanvragen ontheffingen stop-, parkeer- of inrijverboden

In sommige gemeenten is het mogelijk om ontheffing aan te vragen voor bepaalde delen van die plaats waar een verbod geldt of waar een verbod voor een bepaalde tijd is. Zo'n ontheffing verruimt de mogelijkheden voor de ritplanner om een goede planning te maken.

Controle rijtijden en afleveringstijden

Om inzicht te krijgen in de uitvoering van de rit, kan het een van de taken van de ritplanner zijn om na afloop van de rit na te gaan hoe de werkelijkheid overeenstemt met zijn planning. Voor deze controle kan de ritplanner gebruikmaken van de tachograafschijven van de betreffende rit. In toenemende mate wordt gebruikgemaakt van de Black Box. Deze kan via een computer snel worden uitgelezen. Bij het controleren van de tachograafschijven wordt de ritplanner ook geconfronteerd met het functioneren van de chauffeur, wat doorgaans onder de verantwoordelijkheid valt van een expeditiechef.

Beoordeling van een ritplanner

Om onze eigen taken als ritplanner te kunnen beoordelen, kun je een aantal criteria opstellen. Door deze systematisch bij te houden, kan in de loop van de tijd gekeken worden of de ritplanning verbetert of niet.

Beladingsgraad van de vrachtauto

Als het aantal afleveringen het toelaat, is een voile vrachtauto ideaal. Door het aantal colli per rit te noteren, kan er na een periode van bijvoorbeeld een maand al redelijk inzicht

verkregen worden in de beladingsgraad van de vrachtauto's.

Aantal kilometers per aflevering

Het aantal kilometers per aflevering kan worden verkregen door het totaal aantal kilometers van een rit te delen door het aantal leveringen van die rit.

 Brandstofverbruik

Ook het brandstofverbruik geeft aan of een ritplanning is verbeterd of niet.

Aantal uren per aflevering

Het aantal uren per aflevering kan berekend worden door het totaal aantal uren dat de chauffeur onderweg is te delen door het aantal afleveringen.

Aantal afleveringen per rit/drop

Het aantal afleveringen per rit kan worden bijgehouden zodat na enige tijd kan worden bekeken of de ritplanning verbetert.

Uiteraard worden op deze manier met gemiddelden slechts ontwikkelingen aangegeven die zich door vele invloeden ook makkelijk laten veranderen. Zo zijn er bijvoorbeeld seizoensinvloeden (slecht weer of niet) of drukte op de wegen. Maar ook nieuwe afleveradressen kunnen de cijfers positief of negatief beïnvloedden.

Samenwerking met de ritplanner

De ritplanner heeft door zijn functie te maken met veel collega's in de eigen onderneming. Om de ritten goed te kunnen plannen, is een goede communicatie nodig tussen de planner en zijn collega's.

De ritplanner moet de juiste informatie krijgen. Ook verstrekt de ritplanner weer informatie aan de medewerkers over de planning of indien nodig over de voortgang van de afleveringen.

De ritplanner is ook een medewerker in de organisatie die externe contacten onderhoudt met klanten, leveranciers, collega-vervoerders die worden ingeschakeld en instanties.

Interne contacten

Met de magazijnafdeling is er informatie-uitwisseling over:

-                     orderomvang

-                     of de order gereed is.

De ritplanner wil van de magazijnafdeling of de expeditie weten of de orders gereed zijn om opgenomen te worden in de ritplanning en welke omvang en welk gewicht de orders hebben.

Deze informatie komt over het algemeen rechtstreeks uit de computer op het scherm van de ritplanner.

De verkoopafdeling heeft informatie over:

-                     de afnemerswens

-                     tijdvensters

-                     klant-/afnemerspecificaties.

Met de verkoopafdeling communiceert de ritplanner over specifieke wensen van de klant. Een klant kan om een bepaalde reden beslist een order in de ochtenduren afgeleverd willen hebben. Met deze afdeling moeten de tijdvensters van een klant ook regelmatig afgestemd worden om niet voor een gesloten deur te staan. Enkele klanten hebben specificaties die de wijze van aflevering of de tijd behoorlijk kunnen beïnvloeden.

De afdeling Logistiek zal kenbaar maken dat er bij een bepaalde leverancier een vracht afgehaald moet worden. Deze retourvracht zal dan wel binnen de ritplanning moeten vallen voor wat betreft de tijd.

 Met de afdeling Expeditie zal contact moeten zijn over:

-                     de voortgang van de ritten

-                     rijtijden

-                     complicaties op ritten.

De ritplanner heeft met de chauffeurs van de afdeling Expeditie contact over de voortgang van de routes. In sommige gevallen belt de chauffeur op gezette tijden met de planner om hem op de hoogte te houden. Moderne communicatiemiddelen stellen hem daartoe in staat.

Als er zich complicaties voordoen, neemt de chauffeur contact op met de ritplanner. Dan kan hij er met zijn toekomstige planning rekening mee houden. De complicaties kunnen van tijdelijke of blijvende aard zijn.

De externe communicatie

De ritplanner heeft afhankelijk van zijn functie-inhoud ook contacten buiten het bedrijf:

-                     met klanten

-                     met leveranciers

-                     met garages

-                     met collega-vervoerders.

Klanten willen soms geïnformeerd worden over de geplande afleveringstijd zoals die door de ritplanner bepaald is.

De leverancier wil weten op welk tijdstip een order afgehaald wordt en neemt daarover contact op met de ritplanner. In sommige ondernemingen stemt de ritplanner dat direct of met de leverancier.

De planner moet samen met degene die verantwoordelijk is voor het vrachtautopark rekening houden met het onderhoud van die auto's. Een onderhoudsbeurt moet dus ingepland worden en daarover wordt contact onderhouden met de garage. Ook moet het brengen en halen van de auto geregeld worden. De ritplanner heeft contact met collega-vervoerders over de invulling van aanvullende ritten.

Vaste of variabele klanten

De ritplanner heeft, afhankelijk van de onderneming waar hij werkzaam is, te maken met vaste of variabele klanten.

Een distributiemagazijn van levensmiddelen bedient doorgaans telkens dezelfde distributiecentra en/of supermarkten zodat de planner op standaardritten terug kan vallen.

Een pakketdienst of koeriersdienst die allerlei pakketjes op verschillende adressen moet bezorgen, heeft elke dag volledig andere adressen. De ritplanner zal hier de ritten elke dag opnieuw moeten opstellen.

Een ritplanner is gebaat bij hoge concentraties van adressen. Dat betekent dat er zo veel mogelijk adressen dicht bij elkaar liggen. De rijafstanden tussen de verschillende adressen zullen daardoor klein zijn.

Om deze concentraties te bereiken, worden er ook wel vooraf afspraken gemaakt over een bepaalde verdeling van het bezorgings-gebied over de week. Zo zal een landelijk werkend bedrijf bijvoorbeeld een verdeling maken volgens figuur 8.8.

Werkdag

 

 

Gebied

Provincie

Maandag

Noord

Groningen Friesland

Dinsdag

Oost

Overijssel Drenthe

Woensdag

West

Noord-Holland Zuid-Holland

Donderdag

Zuid

Zeeland Brabant Limburg

Vrijdag

Midden

Gelderland Flevoland

 

ledere onderneming zal een verdeling van haar bezorgingsgebied maken die zo efficiënt mogelijk is en dus leidt tot de hoogste concentraties van adressen.

Afhankelijk van de onderneming kunnen er ook situaties voorkomen waarin er uitbesteed moet worden omdat men zelf niet voldoende capaciteit heeft om die dag alle orders afgeleverd te krijgen.

De concentratie van adressen is ook afhankelijk van de servicegraad die de klanten wensen of die de onderneming zelf hanteert.

Eigen vervoer/ beroepsvervoer

Wat betreft de organisatie van het vervoer kan er onderscheid gemaakt worden tussen eigen vervoer en beroepsvervoer.

Elke ondernemer kan besluiten zelf vervoermiddelen aan te schaffen, te huren of te leasen en daarmee te voorzien in zijn vervoer behoeften. We spreken dan van eigen vervoer. Handels- en productiebedrijven kunnen dus voor eigen vervoer kiezen, maar kunnen het vervoer,00k uitbesteden. In het vakjargon wordt zo'n ondernemer vaak aangeduid met de term verlader.

Het kan bijvoorbeeld in een bedrijf zo georganiseerd zijn dat de grondstoffen door beroepsvervoerders worden aangevoerd, maar dat de afvoer van het product met eigen vervoer wordt geregeld. Het laatste kan zich dan beperken tot het binnenland, terwijl de afvoer naar het buitenland weer aan het beroepsvervoer overgelaten wordt.

Eigen vervoer

Een eigen vervoerder kan dus ook een verlader zijn die het vervoer ten dele of geheel 'zelf doet'. Vandaar dan ook dat in Nederland een organisatie, de EVO, de belangen van zowel eigen vervoer als verladers vertegenwoordigt en verdedigt.

Eigen vervoer is te vinden in alle vervoer-technieken, maar voornamelijk in het weg-vervoer. Op de weg zien we heel veel vrachtauto's van eigen vervoerders, meestal duidelijk opvallend door de naam van het bedrijf en de vermelding van zijn producten op de vrachtauto. Steeds meer bedrijven 'verkopen' het 'eigen vervoer' waarbij wel de naam van dat bedrijf op de vrachtauto's blijft staan (bijvoorbeeld Philips en Holstglas).

De naam van het transportbedrijf vinden we vaak terug op de cabine van de truck. Wij kunnen dan ook spreken van 'eigen' beroepsvervoer.

Het aandeel van het beroepsvervoer neemt verder toe. Dit komt doordat handels- en productiebedrijven zich meer en meer toeleggen op de corebusiness (kerntaken).

Maar de financiële kant van de keuze is slechts een factor in de beoordeling van eigen vervoer. Andere factoren zijn voornamelijk van technische en organisatorische aard. Sommige goederen vragen om zodanig vergaand aangepaste vervoermiddelen dat een beroepsvervoerder niet aan die eisen wil of kan voldoen. Sommige bedrijven hebben voor aan- of afvoer behoefte aan een zo grote vervoerszekerheid en vervoersbeschikbaarheid dat ze het beroepsvervoer te riskant vinden. Sommige goederen hebben alleen waarde op een bepaalde tijd en plaats. Ze zijn onmiddellijk daarna vrijwel waardeloos en bovendien komt de klant misschien nooit meer terug. Het bekendste voorbeeld is dat van de kerstboomversiering. Maar er zijn duizenden gevallen te bedenken waarin een verlader het vervoer liever zelf doet. Die

eisen kunnen zo zwaarwegend zijn dat de financiële kant soms bijzaak wordt. Onderstaande tabel geeft voor- en nadelen van eigen vervoer aan voor een handels- en productiebedrijf.

 Voor- en nadelen eigen vervoer.

Voordelen

Nadelen

Alles in eigen hand

Kosten (reparatie/onderhoud/aanschaf)

Reclame

Zorg voor personeel

Aanpassing van materieel

Wettelijke voorschriften

 

Belangenbehartiging(service)

 

Eigen vervoer en wettelijke beperkingen In de meeste landen is het eigen vervoer alleen toegelaten onder bepaalde voorwaarden en beperkingen ter bescherming van het beroepsvervoer. Het wordt eigen vervoerders met name niet toegestaan om ook nog eens vervoer voor derden (dus als beroepsvervoerder) te verrichten. Eigen vervoerders moeten onderweg kunnen aantonen dat de goederen bestemd zijn voor of afkomstig zijn van het eigen bedrijf.

Deze beperking is nadelig voor eigen vervoerders omdat het efficiënter is hun vervoermiddelen óók op de terugweg te gebruiken voor lading. Het leeg terugrijden of -varen is een algemene en ook zeer kostbare eigenschap van het eigen vervoer. Om dat te voorkomen, wordt het eigen vervoer ook vaak ondergebracht bij een apart transportbedrijf (bv).

Binnen het Europa van nu kan daarin wel wat gaan veranderen. Er is namelijk vastgesteld dat zo'n veertig procent van alle vrachtauto bewegingen leeg is. De eisen op het gebied van milieu en doorstroming op wegen kunnen redenen worden dat transportmiddelen efficiënter worden ingezet.

Een goede omschrijving van eigen vervoer is: het vervoer van goederen die uitsluitend bestemd zijn voor of afkomstig zijn van het eigen bedrijf met eigen middelen.

Het inschakelen van een beroepsvervoerder

Sommige ondernemers voelen weinig voor de financiële lasten en de technische en organisatorische zorgen die eigen vervoer voor een bedrijf met zich meebrengt. Aan de andere kant hebben ze niet genoeg aan de open dienstenmarkt van het beroepsvervoer. Ze hebben behoefte aan een grotere zekerheid en beschikbaarheid dan de markt kan bieden. Ook hebben ze behoefte aan aangepaste vervoermiddelen, die veelal voorzien moeten worden van reclame van de ondernemer. Verder is er behoefte aan personeel, chauffeurs en bijrijders die hun zaak en hun klanten kennen.

In die gevallen gaan ondernemers een langdurige relatie aan met een beroepsvervoerder. Alle bijzonderheden en voorwaarden komen in een overeenkomst. De ondernemer zorgt dikwijls voor de financiering. Zo'n relatie gaat soms zo ver dat het beroepsvervoerbedrijf in feite eigendom is van de verlader.

Het relatievervoer, zoals dit genoemd wordt, bestaat voornamelijk in het wegvervoer en in mindere mate in de binnenscheepvaart.

Voor- en nadelen van het inschakelen van een beroepsvervoerder.

Voordelen inschakelen beroepsvervoer            

Nadelen inschakelen beroepsvervoer

Geen kosten voor aanschaf/reparatie/onderhoud

Afhankelijkheid van derden

Geen zorg voor personeel

Personeel kent de klanten niet

Minder verantwoordelijkheid voor wettelijke bepalingen

Gewenst materieel niet altijd aanwezig

 

Andersom zien we ook eigen vervoerders op een gegeven moment hun wagenpark onderbrengen in een beroepsvervoerbedrijf waarmee de mogelijkheid ontstaat ook vervoer voor derden te gaan verrichten. Hier- door verdwijnen de problemen van het eigen vervoer grotendeels, namelijk de onderbezetting, de lege terugritten en de stilstand, die het eigen vervoer erg kostbaar maken.

Een ritplanner moet voor de dagelijkse planning inzicht hebben in:

-                     het beschikbare materieel

-                     het beschikbare personeel/de beschikbare chauffeurstijd

-                     de basisroutes

-                     de expeditieklantgegevens

-                     de te verzenden orders.

Al deze gegevens moeten zodanig worden gecombineerd dat er een efficiënte route ontstaat. Dit is alleen maar mogelijk als er een goed opgezette informatiestroom bestaat. In dit hoofdstuk gaan we nader in op deze basisgegevens:

-                     Welke specifieke gegevens zijn er nodig?

-                     Hoe kunnen deze gegevens gebruikt worden?

Materieel

Het beschikbare materieel is meestal bekend want er wordt dagelijks mee gewerkt. Deze kennis is echter oppervlakkig. Zo is er bijvoorbeeld bekend dat er tien bestelauto's en twee vrachtauto's op de weg zijn. Wanneer van deze auto's echter meer specifieke gegevens nodig zijn, schiet kennis tekort.

Deze specifieke gegevens kunnen bijvoorbeeld zijn:

-                     polisnummer

-                     kenteken

-                     datum aankoop

-                     Iaadbakopbouw en uitrusting.

Even naar de auto lopen is er vaak niet bij en dit is trouwens tijdrovend.

Om precies te weten welk materieel ingezet kan worden, moeten de gegevens daarvan worden vastgesteld. Deze gegevens moeten voor de ritplanner bovendien direct toegankelijk zijn.

 

Deze gegevens bestaan uit twee elementen, te weten:

-              de stamdata van het vervoermiddel

-              de beschikbaarheid van het vervoermiddel.

De stamdata van het vervoermiddel zijn de min of meer vaste gegevens. Die vaste gegevens moeten soms worden bijgesteld, bijvoorbeeld wanneer de verzekering wordt gewijzigd. Het is belangrijk deze stamdata eenmaal per jaar door te nemen om ervoor te zorgen dat zij up-to-date blijven. Vaak gebeurt dit bijwerken van de gegevens aan het begin van het jaar of aan het begin van de budgetperiode.

Voor de ritplanner zijn vooral de volgende gegevens belangrijk voor het opstellen van een ritplanning:

-                     het soort wagen (bijvoorbeeld: met of zonder laadklep)

-                     het nuttig laadvermogen (Hoeveel zendingen kunnen er in de laadruimte?)

-                     de lengte en breedte van de auto (Kan de vrachtauto bij alle afnemers voor de deur komen?)

-                     de hoogte van de auto (Kan de vrachtauto alle tunnels en viaducten passeren?)

-                     de wieldruk (Mag de vrachtauto ook op alle B-wegen rijden?)

-                     de kosten per kilometer

-                     de vaste kosten.

De stamdata worden vastgelegd op stamkaarten of ze worden opgeslagen in de computer. Wanneer gebruik wordt gemaakt van de computer, is het kaartensysteem niet meer nodig.

De ritplanner moet in de eerste plaats weten welk materieel beschikbaar is. Immers, een auto kan uitvallen door:

-                     verplichte keuring

-                     preventief onderhoud

-                     curatief onderhoud (onverwacht/pech).

Keuring

De vrachtauto's moeten ieder jaar verplicht APK (Algemene Periodieke Keuring) gekeurd worden. Dit geldt voor:

-                     bed rijfsvoertuigen waarvan het totaal toegestaan gewicht (eigen gewicht + laadvermogen) hoger is dan 3500 kg

-                     aanhangwagens en opleggers waarvan het ledig gewicht hoger is dan 750 kg en maximaal 3500 kg

-                     personen- en bestelauto's met een totaal toegestaan gewicht (inclusief lading) van minder dan 3500 kg, voor zover ze ouder zijn dan drie jaar.

Wanneer de auto is uitgerust met een tachograaf, moet deze jaarlijks geijkt worden. Om extra uitvaldagen te voorkomen, is het aan te raden het onderhoud, de APK en het ijken van de tachograaf zo veel mogelijk gelijktijdig te laten uitvoeren.

Onderhoud

Het onderhoud aan vrachtauto's kan op twee manieren gebeuren:

-                     preventief onderhoud

-                     curatief onderhoud.

Preventief onderhoud heeft te maken met het voorkomen van schade aan de vrachtauto als gevolg van slijtage of gebrekkig onderhoud. Preventief onderhoud is onderhoud om schade te voorkomen.

Het preventief onderhoud is te plannen. Aan de hand van een aantal gegevens kan het tijdstip van onderhoud worden vastgesteld. Dat wil zeggen dat ook bekend is wanneer

de auto beschikbaar is en wanneer niet.

Deze gegevens kunnen blijken uit:

-                     het onderhoudsschema dat eventueel op de stamkaart vermeld is

-                     de kilometerstand van de auto, opgegeven door de chauffeur

-                     het geschatte aantal kilometers dat per periode (bijvoorbeeld een week) wordt afgelegd

-                     de signaleringen door de chauffeur en door de administratie.

Curatief onderhoud wil zeggen: het weer in orde maken na slijtage of een ander mankement.

Het curatief onderhoud is meestal een gevolg van pech onderweg en is evenals de calamiteiten (ongelukken) niet te plannen. Wel kan bijvoorbeeld worden vastgesteld dat een auto met pech de volgende dag of dagen ook niet beschikbaar is.

Bij een groot aantal ritten en een fors personeelsbestand kan het voorkomen dat per abuis een auto voor twee ritten wordt ingedeeld. Ook kan een chauffeur op meerdere ritten worden ingedeeld. Een goede oplossing kan het gebruik van een planbord zijn. Hierbij wordt voor iedere medewerker en voor elk voertuig een blokje gemaakt. (De blokjes lijken op LEGO-blokjes, net als de wijze van bevestigen.) Voor de personeelsindeling worden drie kolommen gemaakt en twee voor het wagenpark. Voor de ritindeling worden de blokjes in de goede kolom geplaatst, waarna in een oogopslag de-beschikbare medewerkers en het wagenpark zichtbaar zijn.

Een dergelijk systeem kan ook in een computer zichtbaar worden. Een planbord aan de muur geeft een goed totaaloverzicht.

 

Beschikbaarheid

Voor de planning is het in de eerste plaats van belang te weten wie er beschikbaar is. De beschikbaarheid wordt bepaald door:

-                     de personeelsgegevens (Dit zijn de stam-gegevens van het personeel.)

-                     de geplande vakanties (Het aantal beschikbare vakantiedagen is bekend, de op te nemen vakantiedagen kunnen worden bijgehouden in het vakantiebestand.)

-                     ziekte en verzuim (Bij ziekmelding en dergelijke zal de vermoedelijke duur van dit verzuim zo veel mogelijk vastgesteld moeten worden.)

-                     de beschikbare diensttijd, vervoer binnenland (Volgens het Rijtijdenbesluit zijn er bij een vijfdaagse werkweek twee diensttijden van twaalf uur en drie diensttijden van tien uur. Op het moment van planning zal bekend moeten zijn welke diensttijd mogelijk is. De diensttijd bestaat uit werktijd plus pauze.)

Basisroutes

Wanneer alle gegevens van materieel, personeel en klanten over een bepaalde periode bekend zijn, kunnen de basisroutes opgesteld worden. Deze basisroutes geven aan welke route er gereden wordt binnen een bepaald afzetgebied. De routes voor het binnenlands vervoer worden op basis van postcodes ingedeeld. Deze basisrouteschema's zijn dus de basis voor de dagelijkse planning. Op grond van deze schema's:

-                     kunnen de orders worden voorgesorteerd - kan het vermoedelijke tijdsbeslag per rit worden bepaald

-                     kan het vermoedelijk in te zetten materieel worden vastgesteld

-                     kan het aantal chauffeurs per route worden bepaald

-                     kan het tijdstip van laden worden vastgesteld

-                     kan het tijdstip van vertrek worden vastgesteld

-                     kan het vermoedelijke tijdstip van terugkomst worden bepaald

-                     kunnen de te verwachten bijzonderheden op de rit zo veel mogelijk worden voor¬speld.

 

Dit betekent echter dat de kerngegevens per basisrouteschema vastgelegd moeten wor¬den.

Van iedere basisroute kunnen de volgende gegevens bekend zijn:

-                     de postcodegebieden die de basisroute beslaat

-                     de routecombinaties die mogelijk zijn Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat route 1 en 2 altijd een vaste combinatie vormen: route 1 's ochtends en route 2 's middags.

-                     bemanning:

-                     Wat is het aantal chauffeurs en zijn er vaste chauffeurs voor deze route?

-                     bereikbaarheid van afnemers of leveranciers

-                     Deze gegevens zijn te vinden in het expeditieklantenbestand.

-                     orderfrequentie/opdrachtfrequentie Hierbij moet de gemiddelde orderfrequentie per vaste afnemer of leverancier, per periode vermeld worden.

Wanneer een planner met basisroutes werkt, kan de dagelijkse planning relatief snel wor¬den vastgesteld. De orders kunnen worden gesorteerd naar basisroute.

Expeditieklantgegevens

Ten aanzien van de afnemers en de leveranciers zijn voor de ritindeling van belang:

-                     de bereikbaarheid:

met welk materieel.

-                     de bijzondere omstandigheden bij laden en lossen:

wachttijden

laad- en Iostijden

aantal afleveringspunten en dergelijke.

Voor de meeste klanten kunnen we normtijden gebruiken. Wanneer de tijden bij een bepaalde afnemer te veel afwijken van deze normtijden, moeten deze afwijkende tijden worden vastgelegd.

De gegevens kunnen op een expeditieklantenstaat worden genoteerd. De normale situatie per route is vastgelegd op het basis-routeschema.

 

sc

 

 

 

De goederen voor dit bedrijf kunnen alleen tussen 9.00 uur en 12.00 uur afgeleverd worden. Bovendien ligt het bedrijf in een voetgangersgebied waar vrachtauto's niet mogen komen. De planner moet rekening houden met extra lostijd bij deze afnemer. Bovendien moet de planner deze afnemer zo in de rit plaatsen dat de goederen 's ochtends afgeleverd kunnen worden.

Orders

Alleen van die orders die uitgeleverd of opgehaald kunnen worden, wordt de orderbon/afhaalopdracht aan de expeditie doorgegeven. De volgende gegevens die op de order staan vermeld zijn belangrijk voor de planner:

-                     soort zending

-                     aantal eenheden

-                     gewicht van de zending

-                     adres (inclusief postcode)

-                     gewenste leverdatum

-                     bijzonderheden met betrekking tot materieel.

De orders worden gesplitst per dag, per goederenstroom en per basisroute. Met behulp van postcodes kan snel bepaald worden bij welke basisrit de order ingedeeld kan worden. Vooral als de planning gebeurt met behulp van een computer, is de postcode een handig hulpmiddel. Wanneer de planner de postcode van de afnemer invoert, geeft de computer aan bij welke basisrit deze afnemer geplaatst moet worden.  In sommige bedrijven wijst men aan iedere klant een code toe. Aan de hand van deze routecode worden de orders gesorteerd.

Het is raadzaam om de gegevens van de rit bij het bedrijf vast te leggen. Voor een bedrijf is het namelijk van belang te weten:

-                     wat de prestatie is van de auto en welke kosten hieraan zijn verbonden

-                     wat de prestatie is van de chauffeur en welke kosten hieraan zijn verbonden, oftewel: heeft de chauffeur energiebewust en zuinig gereden?

-                     wat de prestatie is van de afnemer, dat wil

-                     zeggen wat de kosten zijn per zending.

Allereerst ga je bekijken hoe je deze gegevens boven water kunt halen.

Bronnen van informatie

In het bedrijf wordt de informatie over de rit verwerkt. Als je de ritorganisatie volgt, zie je dat van drie fasen van de rit informatie beschikbaar is.

Voorbereiding van de rit

Wanneer een planner de ritten voorbereidt, gebruikt hij verschillende gegevens. Allereerst gebruikt de planner de orderbon. Hierop staan gegevens vermeld over onder andere het te vervoeren product, het laden en lossen. Met behulp van een beschikbaarheidsstaat voor personeel en materieel en de orderbon heeft de planner een ritplan opgesteld. Dit ritplan geeft aan welk personeel en materieel is ingezet. Bovendien is in het ritplan van tevoren vastgelegd wat de verwachte rij-, laad- en Iostijden zijn. Hoe we de orders moeten sorteren en een detailplanning moeten opzetten wordt hier niet verder besproken.

Daadwerkelijke rit

De chauffeur gaat rijden aan de hand van de vooraf opgestelde planning. Maar de tijden voor de daadwerkelijke rit kunnen afwijken van de verwachte tijden. De gegevens over de daadwerkelijke rit kunnen we achterhalen met behulp van:

-                     tachograaf- of Black Box-registratie

-                     opmerkingen op orderbonnen/bestellijsten

-                     uitgavenbescheiden (brandstof, lunch enzovoort).

Afhandeling van de rit

Wanneer de chauffeur zijn rit heeft afgehandeld, heeft de planner informatie beschikbaar over de geleverde prestatie.

Dit betreft onder andere de volgende prestaties:

-                     de hoeveelheid vervoerde goederen per kilometer

-                     de kosten per kilogram

-                     de kosten per klant.

Verwerking van de informatie

Wanneer het bedrijf bovenstaande gegevens beschikbaar heeft, kan beoordeeld worden:

-                     of de kosten die vooraf berekend waren, overeenkomen met de werkelijke kosten (Welke kostenpost was hoger en wat is daarvan de oorzaak?)

-                     of de inzet van materieel en personeel efficiënt is (Kon dezelfde rit ook met minder personeel en/of materieel uitgevoerd worden?)

-                     of er andere vervoerssystemen kunnen worden ingezet.

Deze gegevens van de administratie zijn dus ook van belang voor de planner. De taak van de planner is de ritten van de auto's tegen zo laag mogelijke kosten en ook energiebewust te plannen. Zijn de kosten uiteindelijk te hoog, dan kan de planner nagaan of de kosten door een efficiëntere planning gedrukt kunnen worden.