Inkoopadministratie
Financiële afhandeling van bestellingen
Inkoopadministratie
•Functie van inkoop
Doelstelling:
Zorgen voor de levering van de juiste
goederen tegen de juiste prijs in de juisrte
hoeveelheid in de juiste verpakking op de
juiste plaats op het juiste tijdstip op de juiste
wijze van verzending met de juiste kwaliteit
met de juiste leverings- en
betalingsvoorwaarden tegen de laagst
mogelijke totale kosten
•Het bestelnummer
Elke bestelling krijgt een bestelnummer die
ook op de pakbon en op de inkoopfactuur te vinden is
•Opbergen per bestelnummer
bestellingen worden op bestelnummer
opgeborgen zodat ze snel terug te zoeken zijn
•Ontvangstbon
De ontvangstbon is de bon die een
magazijnmedewerker maakt aan de hand van de goederen die zijn binnengekomen
•Inkoopfacturen (rekening)
Bezorging van de inkoopfactuur kan op drie
momenten plaatsvinden:
- voordat de levering van de goederen heeft
plaatsgevonden (voorfacturering)
- door gelijktijdig meesturen met de zending van de goederen
- nadat de levering van de goederen heeft plaatsgevonden (nafacturering)
•Creditnota
= terug te vorderen geld of goederen
•Inkoopfactuur boeken
- contante betaling . kasboek
- niet directe betaling . inkoopboek . crediteurenboek
•Betalen
Bij de betaling moet rekening gehouden
worden met:
- de betalingstermijn
- eventuele betalingskorting
- valutakoersen
•Interne inkoopbehoefte
- kantoorartikelen
- schoonmaakartikelen
Deze inkopen behoren kostenrekeningen thuis
•Inkoopdossier
Volgende overzichten zijn wenselijk:
- overzicht van goederen in bestelling
- overzicht van geleverde goederen waarvan nog inkoopfacturen te verwachten zijn
- overzicht van inkoopfacturen waarvan de goederen nog niet ontvangen zijn
- overzicht van openstaande posten (met vervaltermijn)
•Archiveren
Twee regelingen bij het bewaren van
archiefstukken:
1. de wettelijke regelingen: bewaartermijn is 7 jaar na afsluiting van het boekjaar
2. Bedrijfsregels voor de bewaartermijn van documenten